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従業員を管理するうえで必ず整備しなければならない記録はいくつかあり、その中には書類として法律で備え付けが義務付けられているものもあります。
労働基準監督署等の突然の調査などがあっても困ることがないように日頃から整備しておく必要があります。
労働者名簿
労働者名簿は、日々雇い入れられる者については調製する必要ありませんが、従業員退職後も5年間（当分の間は3年間）の保存義務があります。
記載しなければならない事項は次のとおりです。
①氏名、②生年月日、③履歴、④性別、⑤住所、⑥従事する業務の種類、⑦雇い入れの年月日、⑧退職の年月日およびその事由（退職の事由が解雇の場合は、その理由を含む）、⑨死亡の年月日およびその原因
賃金台帳
記載する事項は次のとおりです。
①氏名、②性別、③賃金計算期間、④労働日数、⑤労働時間、⑥時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数、⑦基本給・手当・その他賃金の種類ごとにその額、⑧賃金の一部を控除した場合はその額
なお、年末調整の際に使用する源泉徴収簿は、記載事項を満たしていないので、賃金台帳としては認められません。また、労働者名簿と異なり、日々雇入れられる者についても、調製する必要があります。保存期間は5年間（当分の間は3年間）。
勤務状況報告書（出勤簿）またはタイムカード
各月の出勤状況（時間外労働の時間等）が確認できるもの。使用者には、労働時間の管理義務があるので、始業と終業の時刻の記載も必要です。保存期間は5年間（当分の間は3年間）。
健康診断個人票
労働安全衛生法で義務づけられています。従業員が健康診断を受けると、実施した医療機関から各人の診断結果が提出されます。
使用者は、この診断結果の保存が義務付けられています。この健康診断個人票は、重大な個人情報なので厳重な保管が特に必要です。保存期間は5年間。
当該コンテンツは、「キリン社会保険労務士事務所」の分析・調査に基づき作成されております。
